DPIA: Valutazione di Impatto sulla Protezione dei Dati negli studi professionali

La Valutazione di Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA), secondo il GDPR, è un processo che aiuta a identificare e minimizzare i rischi di protezione dei dati associati a determinate operazioni di trattamento dei dati. Per gli studi professionali, una DPIA è particolarmente importante quando nuove tecnologie o processi che potrebbero influenzare significativamente la privacy degli individui vengono implementati.

Cos'è la DPIA nel contesto GDPR?

La Valutazione di Impatto sulla Protezione dei Dati è uno strumento cruciale previsto dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), concepito per aiutare le organizzazioni a comprendere e mitigare i rischi associati al trattamento dei dati personali. Per gli studi di ingegneria e architettura, la DPIA è particolarmente rilevante data la natura e la complessità delle informazioni gestite, che spesso includono dati sensibili dei clienti, dettagli contrattuali, e specifiche tecniche di progetti.

La DPIA è progettata per essere implementata prima di avviare qualsiasi processo di trattamento che possa presentare rischi elevati per i diritti e le libertà delle persone, assicurando che tutte le considerazioni sulla privacy siano prese in conto in fase di progettazione e non come un pensiero postumo. Il processo di DPIA non solo identifica i rischi, ma guida anche verso la loro mitigazione attraverso misure preventive, consentendo agli studi professionali di prendere decisioni informate su come procedere con il trattamento dei dati in modo sicuro e conforme.

A cosa serve la DPIA in uno studio professionale?

All'interno di studi professionali come quelli di ingegneria e architettura, implementare una DPIA permette ai professionisti di ingegneria e architettura di dimostrare un impegno attivo nella protezione dei dati, aumentando la fiducia tra i clienti e rafforzando la reputazione dello studio come entità responsabile e attenta alla normativa sulla privacy. In definitiva, la DPIA non è solo un requisito normativo, ma un elemento fondamentale della strategia di protezione dei dati che beneficia sia l'organizzazione che gli individui i cui dati vengono trattati. Questo processo aiuta non solo a proteggere i dati, ma anche a costruire fiducia con i clienti e a evitare sanzioni legali significative che possono derivare dalla non conformità al GDPR.

La DPIA è obbligatoria?

Secondo il GDPR, la DPIA diventa obbligatoria quando il trattamento dei dati personali potrebbe comportare un alto rischio per i diritti e le libertà degli individui. Alcuni esempi di situazioni che richiedono tipicamente una DPIA includono:

Trattamento su larga scala di categorie particolari di dati personali	Se uno studio professionale tratta dati personali su larga scala che rivelano l'origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, o dati genetici e biometrici, è necessario realizzare una DPIA.
Monitoraggio sistematico e ampio	La DPIA è richiesta per attività che comportano il monitoraggio sistematico e ampio degli individui, specialmente se effettuato attraverso tecnologie automatizzate (ad esempio, il monitoraggio attraverso CCTV di un'area accessibile al pubblico).
Tecnologie innovative	L'uso di nuove tecnologie, come quelle basate sull'intelligenza artificiale per trattare dati personali, spesso richiede una DPIA a causa dei potenziali rischi associati a queste pratiche.
Valutazione o punteggio, inclusa profilazione e predizione	Attività che comportano l'elaborazione di dati personali per valutare o prevedere aspetti riguardanti le prestazioni lavorative, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l'affidabilità, il comportamento, la posizione o i movimenti di una persona.
trattamento di dati personali di soggetti vulnerabili	Questo include dati di minori o di altri individui in una posizione di vulnerabilità
Trattamento su larga scala:	Quando il trattamento ha una larga portata e coinvolge una notevole quantità di dati personali.

La decisione di condurre una DPIA non dovrebbe basarsi solo sulla percezione di rischio ma deve essere supportata da una chiara valutazione dei fattori sopra citati. Se il trattamento può risultare in un alto rischio senza chiare misure di mitigazione, la DPIA è necessaria. Se dubbi persistono, può essere utile consultare l'autorità garante per la protezione dei dati personali.

Chi deve svolgere la DPIA?

Nel contesto di studi professionali, la responsabilità di eseguire una DPIA può ricadere su diverse figure. Solitamente, il compito è assegnato a un team interno che può comprendere:

• il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), se nominato;
• specialisti IT;
• manager della sicurezza dei dati;
• legali.

La DPIA può richiedere anche una collaborazione interdisciplinare tra questi ruoli per garantire che tutti gli aspetti del trattamento dei dati e i potenziali rischi siano adeguatamente valutati e indirizzati.

DPIA: Come si fa?

Il processo di realizzazione di una DPIA negli studi di ingegneria e architettura segue vari passaggi critici che abbiamo riassunto di seguito. Una volta determinato se la valuazione è necessaria bisognerà:

1. Descrivere il flusso dei dati

Documentare come i dati personali vengono raccolti, conservati, utilizzati e cancellati. Ciò include:

• Fonti dei dati: da dove provengono i dati?
• Categorie di dati personali trattati: quali tipi di dati vengono trattati (es. dati finanziari, dati di salute, ecc.)?
• Processi di trattamento: come vengono elaborati i dati all'interno dell'organizzazione?
• Condivisione dei dati: con quali terze parti vengono condivisi i dati?
• Misure di sicurezza: quali tecniche di sicurezza sono applicate per proteggere i dati?

2. Valutare la necessità e la proporzionalità

Analizzare la necessità e la proporzionalità delle operazioni di trattamento in relazione agli scopi per i quali i dati personali sono trattati. Considerare se ci sono modi per raggiungere gli stessi obiettivi con meno rischi per la privacy.

3. Identificare e valutare i rischi

Identificare i potenziali rischi per i diritti e le libertà degli individui che potrebbero derivare dal trattamento dei dati. Questo dovrebbe includere sia i rischi probabili che quelli gravi, come la violazione dei dati, la perdita di confidenzialità, o l'uso inappropriato dei dati. Valutare la gravità e la probabilità di ciascun rischio.

5. Mitigare i rischi

Sviluppare misure per mitigare i rischi identificati. Questo può includere:

• Miglioramento delle misure di sicurezza: ad esempio, l'implementazione di crittografia più forte o autenticazione multifattore.
• Politiche e procedure: aggiornare le politiche di privacy o formare il personale su pratiche di protezione dei dati migliorate.
• Limitazioni tecniche: adottare soluzioni che minimizzino la raccolta di dati o il loro utilizzo.
• 6. Documentare la DPIA
• Registrare tutti i passaggi effettuati e le decisioni prese durante la DPIA. Questo documento sarà utile in caso di revisioni future o se le autorità di protezione dei dati lo richiedono.

3 errori da evitare nella DPIA di uno studio professionale

Concludiamo il nostro articolo fornendovi dei consigli che vi torneranno utili nella procedura di Valutazione di Impatto sulla Protezione dei Dati. Ecco 3 errori critici da evitare:

1. Sottostimare la portata dei dati trattati

Uno degli errori più gravi è non comprendere completamente la portata e la natura dei dati che vengono trattati. Questo può portare a una valutazione incompleta dei rischi, lasciando l'organizzazione vulnerabile a violazioni dei dati e sanzioni legali. È essenziale che gli studi professionali identifichino con precisione tutte le categorie di dati personali gestiti, includendo non solo i dati direttamente raccolti ma anche quelli indirettamente acquisiti o conservati. Questo include la comprensione di come i dati vengono utilizzati, chi vi ha accesso, e come e dove vengono memorizzati o trasferiti.

2. Non coinvolgere le parti interessate appropriate

La DPIA richiede una visione olistica del processo di trattamento dei dati e può richiedere input da diverse parti all'interno dell'organizzazione. Un errore comune è non coinvolgere tutte le parti interessate rilevanti nel processo di valutazione, come i responsabili della sicurezza IT, i legali, i manager operativi, e talvolta anche i rappresentanti dei clienti. Ogni dipartimento può avere una prospettiva diversa sui rischi associati e sulle misure di mitigazione più efficaci. Il coinvolgimento multidisciplinare assicura che tutti gli aspetti del trattamento dei dati e i rischi potenziali siano adeguatamente valutati e affrontati.

3. Trascurare di aggiornare la DPIA

Un'altra trappola comune è considerare la DPIA come un compito una tantum piuttosto che un processo continuo. Le condizioni operative, le tecnologie e i contesti legali cambiano; di conseguenza, una DPIA dovrebbe essere vista come un documento vivente che necessita di revisioni regolari. Non aggiornare la DPIA in risposta a nuovi sviluppi tecnologici, cambiamenti nel trattamento dei dati o modifiche al quadro normativo può rendere le precedenti valutazioni obsolete e inadeguate, esponendo l'organizzazione a nuovi rischi non previsti.