Guida alla gestione professionale delle riunioni virtuali

Nell'era digitale in cui la collaborazione attraversa confini e fusi orari, le riunioni virtuali sono diventate un pilastro fondamentale per i professionisti che cercano di mantenere alto il loro livello di produttività interagendo con collaboratori e clienti che si trovano a grandi distanze geografiche. Tuttavia, gestire efficacemente queste riunioni richiede più di una connessione online stabile e, per ottenere partecipazione attiva e risultati concreti è fondamentale adottare un preciso approccio. Certamente molto dipende dalla propria capacità di comunicare se stessi e le proprie idee agli interlocutori, tuttavia la scelta dell'attrezzatura adeguata e di una piattaforma ottimale fa sicuramente la differenza nella veicolazione efficace del proprio "messaggio". In questo articolo, quindi, forniremo ai professionisti una guida semplice indicando quali sono le "best practices" per la conduzione ottimale di un webmeeting o di un webinar fornendo anche dei consigli sulla scelta dell'attrezzatura e sulle maggiori piattaforme in uso al momento. Tutti questi concetti potranno essere approfonditi in modo più dettagliato all'interno del nostro Corso sulle Consulenze e le Riunioni Virtuali.

Consigli per una gestione ottimale delle riunioni virtuali

Di seguito abbiamo raccolto 10 consigli da mettere in pratica per condurre riunioni virtuali altamente produttive e collaborative, ottimizzando la comunicazione e ottenendo risultati concreti per i loro progetti. Alcuni, come anticipato, riguardano la scelta di attrezzature e supporti, ma altri sono dei veri e propri approcci strategici che possono mettere ogni professionista o, più in generale, ciascun individuo, nella condizione di condurre una riunione in modo efficace.

1. Effettuare una pianificazione chiara ed efficace

La base di qualsiasi riunione virtuale efficace è una pianificazione attenta. Occorre definire chiaramente gli obiettivi della riunione e comunicarli in anticipo a tutti i partecipanti. Questo permette a ciascuno di prepararsi adeguatamente, portando a una discussione più focalizzata e produttiva. Torna utile a questo scopo anche fornire un'agenda dettagliata e i materiali pertinenti in anticipo, in modo che tutti possano studiare gli argomenti e partecipare in modo costruttivo.

2. Scegliere la piattaforma in base alle proprie esigenze

La scelta della piattaforma di videoconferenza giusta è cruciale per il successo delle riunioni virtuali. Optare per una piattaforma stabile e user-friendly, concede alla riunione un carattere più inclusivo, garantendo a tutti i partecipanti (anche ai meno esperti) un approccio facilitato con le funzionalità di base. Questo riduce al minimo i problemi tecnici e consente a tutti di concentrarsi sulla discussione anziché sulle complicazioni tecniche.

3. Dotarsi dell'attrezzatura idonea

Investire in un'attrezzatura audio-video adeguata migliorerà notevolmente l'esperienza delle riunioni virtuali. Consigliamo quindi di acquistare una webcam di alta qualità per immagini nitide e un microfono esterno per un audio in ingresso chiaro e privo di rumori di fondo. Per quanto riguarda l'audio in uscita la soluzione più semplice, ma sconsigliata, è quella di servirsi degli altoparlanti in dotazione al pc. Questi, però, si rivelano spesso poco chiari, di conseguenza è consigliato dotarsi cuffie o usare altoparlanti con prestazioni più elevate per migliorare la qualità dell'audio.

4. Gestire i tempi in modo corretto

Rispettare i tempi stabiliti è essenziale per mantenere l'attenzione dei partecipanti e massimizzare l'efficienza. Può essere utile assegnare un limite di tempo a ciascun punto dell'agenda e mantenersi in linea con esso. Questo richiede disciplina, ma eviterà che durante la riunione si perda troppo spesso il filo conduttore e garantirà che siano affrontati tutti gli argomenti previsti.

5. Curare la comunicazione

Occorre comunicare in modo chiaro e semplice, evitando il gergo tecnico e spiegando i concetti complessi in modo accessibile a tutti i partecipanti, indipendentemente dal loro livello di competenza tecnica. La comunicazione efficace è la chiave per mantenere tutti sulla stessa pagina.

6. Coinvolgere in modo attivo tutti i partecipanti

La partecipazione attiva di tutti i membri è la chiave per una discussione ricca e variegata. Fare domande, chiedi opinioni e incoraggiare la condivisione di idee è sempre una carta vincente. Inoltre, utilizzare i nomi dei partecipanti durante la riunione crea un ulteriore senso di coinvolgimento personale e stimola l'attenzione. In conclusione, bisogna assicurarsi che nessuno venga tralasciato e cercare di favorire una comunicazione aperta e costruttiva.

7. Servirsi di presentazioni efficaci

Nel caso in cui siano necessarie presentazioni visive, come disegni, diagrammi o documenti, occorre prestare particolare attenzione alla loro chiarezza e qualità ed e essere pronto a rispondere a domande o a fornire spiegazioni aggiuntive. Le immagini devono essere ben visibili e il testo deve essere leggibile. Per chi utilizza slides, digrammi o presentazioni visive diventa fondamentale servirsi della funzione di condivisione dello schermo in modo strategico, così da riuscire a focalizzare l'attenzione su dettagli importanti.

8. Moderare la discussione in modo professionale

Per mantenere la riunione sotto controllo, potrebbe essere necessaria la presenza di un moderatore o un facilitatore, che può essere lo stesso professionista. Questa figura si assicurerà che la discussione rimanga centrata sugli obiettivi e che non si verifichino interruzioni eccessive. Il moderatore può anche gestire il flusso della conversazione, concedendo a ciascun partecipante il giusto spazio per esprimersi.

9. Raccogliere i feed-back

Alla fine della riunione, occorre chiedere ai partecipanti il loro feedback sull'andamento dell'incontro. Questo può aiutare a valutare l'efficacia della comunicazione e a raccogliere suggerimenti su come migliorare in futuro. L'ascolto delle opinioni dei partecipanti, infatti, contribuisce a sviluppare riunioni sempre più efficaci.

10. Effettuare dei follow-up

Dopo la riunione, in fine, è buona prassi inviare via e-mail riassuntiva un con un riepilogo dettagliato delle discussioni, delle decisioni prese e delle azioni da intraprendere. In questo modo, ogni partecipante avrà chiaro cosa ci si aspetta da lui e quali sono le prossime scadenze. Questo contribuirà a mantenere tutti sullo stesso piano e a garantire che nessuna decisione venga dimenticata.

Quali sono le piattaforme consigliate per una riunione virtuale?

Ci sono diverse piattaforme che possono essere utilizzate per svolgere riunioni virtuali efficaci in ambito lavorativo. La scelta dipenderà dalle esigenze specifiche e dalle caratteristiche della riunione: in alcuni casi potrebbe essere richiesta la facilità d'uso, in altri una funzionalità di condivisione più performante o l'integrazione con altre applicazioni. Insomma, non esiste una piattaforma che sia in assoluto la migliore, occorre scegliere ed imparare a conoscere quella che fa più al caso proprio. Per agevolare questa scelta abbiamo indicato in tabella le piattaforme più usate e i loro punti di forza principali:

Zoom	Una delle piattaforme di videoconferenza più popolari, Zoom offre funzionalità di condivisione dello schermo, chat, e partecipazione tramite audio e video. È noto per la sua stabilità e facilità d'uso.
Microsoft Teams	Parte integrante della suite Microsoft 365, Teams offre videoconferenze, chat di gruppo, condivisione di documenti e integrazione con altre applicazioni Microsoft. È ideale per squadre che già utilizzano strumenti Microsoft.
Google Meet	Integrazione con Google Calendar e la facilità di accesso attraverso i dispositivi Google rendono Google Meet una scelta solida per le riunioni virtuali. Offre anche funzionalità di condivisione schermo e registrazione.
Cisco Webex	Webex offre videoconferenze, condivisione dello schermo, chat e opzioni avanzate per la sicurezza delle riunioni. È spesso scelto dalle aziende per le sue funzionalità di controllo.
GoToMeeting	Con funzioni di condivisione schermo, registrazione e partecipazione via browser, GoToMeeting è noto per la sua affidabilità e semplicità.
Skype	Questa piattaforma offre videochiamate di gruppo e chat. È utilizzata ampiamente per comunicazioni personali e professionali.
Slack	Sebbene sia principalmente una piattaforma di messaggistica, Slack offre integrazioni con strumenti di videoconferenza come Zoom e Google Meet, facilitando la pianificazione e l'accesso alle riunioni.
Discord	Anche se è spesso associato a comunità di giocatori, Discord offre anche funzionalità di videoconferenza che possono essere utili per riunioni informali o brainstorming.
Trello	Se la riunione ha un focus su progetti e task, Trello offre integrazioni con piattaforme di videoconferenza e consente di collegare discussioni a task specifici.
Miro	Per riunioni che richiedono collaborazione visiva, Miro offre una lavagna virtuale in cui i partecipanti possono creare e condividere diagrammi, schemi e idee.

​​​​​​Attrezzatura consigliata per le riunioni online da remoto

Come abbiamo detto, per condurre riunioni virtuali di alta qualità è importante avere a disposizione l'attrezzatura audio-video adeguata. La scelta dell'attrezzatura adeguata dipenderà dalle esigenze specifiche e dal budget a disposizione. Ecco una lista di attrezzature consigliate che non devono mancare in ogni "kit da videoconferenza" che si rispetti:

• Webcam di Qualità
  Una webcam di buona qualità è fondamentale per garantire immagini chiare e nitide durante le riunioni. È consigliabile optare per una webcam con almeno una risoluzione Full HD (1080p) per ottenere risultati ottimali.
• Microfono Esterno
  L'utilizzo di un microfono esterno può notevolmente migliorare la qualità dell'audio rispetto al microfono integrato nel computer. Si può considerare l'opzione di un microfono a condensatore USB o un microfono da tavolo con funzione di cancellazione del rumore per assicurare un suono chiaro e privo di disturbi.
• Cuffie o Altoparlanti di Qualità
  L'uso di cuffie con microfono incorporato o di altoparlanti di alta qualità può contribuire a migliorare la chiarezza dell'audio durante le riunioni virtuali. Inoltre, queste scelte possono ridurre il rischio di feedback audio indesiderati.
• Sistema di Illuminazione Adeguata
  Un'illuminazione adeguata è essenziale per ottenere un video di alta qualità. Assicurarsi di avere una fonte di luce frontale che illumini il volto uniformemente e riduca le ombre indesiderate.
• Sfondo Neutro
  Optare per un'area con uno sfondo pulito e ordinato può evitare distrazioni durante la riunione virtuale. Nel caso sia possibile, è consigliabile sfruttare la funzione di sfondo virtuale offerta da alcune piattaforme di videoconferenza.
• Connessione Internet Stabile
  Una connessione Internet affidabile e veloce è di importanza cruciale per evitare interruzioni durante la riunione. Si raccomanda di preferire una connessione cablata anziché utilizzare il Wi-Fi al fine di massimizzare la stabilità.
• Supporto per Telefono o Tablet
  Nel caso in cui sia necessario condividere documenti o disegni durante la riunione, l'utilizzo di un supporto per telefono o tablet può contribuire a posizionare il dispositivo in modo stabile e facilmente accessibile.
• Accessori Aggiuntivi
  Nel caso si desideri ulteriormente migliorare la qualità del setup, è possibile prendere in considerazione l'acquisto di uno sfondo verde per sfruttare al meglio lo sfondo virtuale, oltre a considerare l'aggiunta di pannelli fonoassorbenti per migliorare la qualità dell'audio.